忙しくても回る人がやっている、仕事の優先順位のつけ方

仕事をうまく進めるためには、「やることを全部やる」よりも、
「どの仕事を先にやるかをしっかり決める」ことが大切です。

ホームページ制作の現場では、たとえばこんなことが同時に起こります。

・デザインのチェック
・お客さまへの返信
・急ぎの修正依頼
・打ち合わせの準備
・サーバー設定

全部大切に見えますが、実は「今すぐやるべきこと」と「後でもいいこと」があります。
限られた時間をどう使うかが、仕事の進み方を大きく変えるポイントです。

もし「何から手をつけたらいいか分からない…」という状態が続くと、疲れも溜まりやすくなり、ミスや見落としも増えてしまいます。
だからこそ、仕事を効率よく回すために優先順位をつけるのはとても大事なスキルなんです。

ここからは、忙しくても仕事がスムーズに進む人がやっている優先順位の決め方をご紹介します。
シンプルで、今すぐに取り入れやすいものばかりです。

仕事を「緊急かどうか」と「重要かどうか」の2つの軸で分けて考えてみましょう。

たとえば、クライアントから「今すぐ直してほしい」と依頼が来た場合は緊急度が高いので、すぐに対応しましょう。
逆に、1ヶ月後の新しい企画案の準備は重要ですが、緊急ではないので、まとまった時間が取れるときに進めれば大丈夫です。

このように分けると、「今やるべきこと」が自然と見えてきます。

頭の中だけで管理すると、抜けや漏れが起こりやすくなります。
仕事は必ずどこかに書き出して「見える化」しましょう。

おすすめの方法は、
・紙に書き出す
・スマホのToDoリストを活用する
・無料のタスク管理ツールを使う（たとえばGoogleカレンダーやSlackなど）

紙に書くと目に見えて分かりやすく、忘れにくいのが特徴です。
スマホのToDoリストなら、外出先でも簡単に確認・追加できます。
Googleカレンダーは予定を時間で管理できるので、優先順位がつけやすくなります。
Slackはチャットツールですが、チーム内でタスクの共有や進捗確認ができ、仕事の管理をスムーズにしてくれます。

こうしたツールをうまく使うことで、仕事の漏れや抜けを防ぎやすくなります。

仕事が多くても、1日にやることは3つまでに絞りましょう。

例えば、
・午前中は急ぎの修正作業
・午後はお客さまへのメール返信
・夕方は資料の最終チェック

このように「今日はこれだけはやる」と決めると、気持ちが整理されて効率よく仕事が進みます。

優先順位をつけるだけでは終わりません。
ここからは、仕事をスムーズに進めるためのコツもお伝えしますね。

・タイマーで時間を区切る
集中したい作業は、「25分作業＋5分休憩」など時間を区切って取り組みましょう。
短い時間に集中すると、疲れにくく効率もアップします。

・似た作業はまとめてやる
たとえばメールの返信は、1通ずつではなくまとめて対応すると効率的です。
「午前中はメールタイム」と時間を決めて、まとめて片づけましょう。

・自分のリズムに合わせる
人によって、仕事がはかどる時間帯は違います。
朝が得意な人は午前中に大事な作業を。
夜の方が集中できる人は午後や夕方にメインの仕事をすると良いですよ。

忙しいときは、どうしても時間が足りなくなることがあります。
そんなときは、次の3つを意識してみてください。

・人に相談する
助けを求めることは悪いことじゃありません。
チームで動いているなら、お願いできることは頼んでみましょう。

・「やらない勇気」を持つ
全部をやろうとすると疲れてしまいます。
「今はこれだけで十分」と割り切ることも大切です。

・週に1回、仕事の見直しをする
忙しさに流されていないか、優先順位が変わっていないか振り返る時間を作ると、長く安定して仕事ができます。